TCH-Nachrichten Juni 2018

Ausgabe 03/2018

 

Sonderausgabe:
Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung im TC Harxheim e.V.

 

In den letzten Wochen hat sich der Vorstand intensiv mit der Datenschutzgrundverordnung beschäftigt. Dabei wurden die Empfehlungen / Hinweise für Vereine des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz und die vom Sportbund Rheinhessen veröffentlichten Anforderungen an Vereine an die DSGVO und deren Mustervorlagen berücksichtigt bzw. verwendet.

Als Mitglied des Tennisclub Harxheim e.V. möchten wir Sie darüber informieren, dass die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist.

 

Datenschutzerklärung / Informationspflicht gemäß Artikel 12 bis 14 DSGVO

Wir haben unsere Datenschutzerklärung angepasst. Außerdem ist unserem Aufnahmeantrag (zum Herunterladen) nun ein Hinweis zum Datenschutz beigelegt, welchem explizit zugestimmt werden muss.

 

Verpflichtung DSGVO

Jedes Vorstandsmitglied und jeder Mitarbeiter/Trainer des TC Harxheim wurde über die Einhaltung der DSGVO informiert und haben sich schriftlich zur Einhaltung dieser verpflichtet.

 

Einwilligung Vorstand / Mitarbeiter Bilder / Kontaktdaten

Das Dokument zur Einwilligung von der Veröffentlichung von Bildern und Kontaktdaten ist von jedem Vorstandsmitglied und Mitarbeitern/Trainern des TCH unterschrieben worden.

 

Verzeichnis Verarbeitungen des TC Harxheim

Das Dokument enthält eine Auflistung der Verarbeitungaller personenbezogenen Daten des TC Harxheim für die Arbeit des Vorstandes. Dieses Dokument ist laufend zu aktualisieren und an Änderungen anzupassen.

 

Einwilligung bisheriger Mitglieder Kontaktdaten

Ein Dokument zur Einwilligung der Mitglieder zur Verwendung derer Kontaktdaten wurde erstellt. Es enthält eine Widerrufs-Möglichkeit.
Die Einwilligung des Mitgliedes wird aufgrund der Angaben im Aufnahmeantrag und der bisherigen Verfahrensweise des TC Harxheim erstmals vorausgesetzt.

Außerdem können ohne Einwilligung die Daten verwendet werden zur

Erfüllung eines Vertrages (Artikel 6 Absatz 1 b) DS-GVO)
Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Artikel 6 Absatz 1 c) DS-GVO)
Wahrung der berechtigten Interessen (Artikel 6 Absatz 1 f) DS-GVO).

 

Einwilligung bisheriger Mitglieder Fotos / Videos

Ein Dokument zur Einwilligung der Mitglieder zur Veröffentlichung von Bildern / Videos wurde erstellt. Es enthält einen Hinweis auf das Widerrufsrecht.
Die Einwilligung des Mitgliedes wird aufgrund der bisherigen Verfahrensweise des TC Harxheim erstmals vorausgesetzt.

Außerdem können ohne Einwilligung Fotos/Videos verwendet werden zur Wahrung der berechtigten Interessen (Artikel 6 Absatz1 f) DS-GVO) z.B. bei öffentlichen Veranstaltungen des Vereins oder unter dessen Mitwirkung bzw. im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins.

Sukzessive werden wir aber trotzdem unsere Mitglieder auf dem Tennisplatz nach und nach ansprechen und bitten, das Dokument zu unterschreiben (Informationen des Dokuments).

 

Datenschutz in der Satzung des TC Harxheim

Das Dokument enthält die Vorlage für die Aufnahme eine Paragraphen „Datenschutz“ in die Satzung des TC Harxheim e.V.. Diese Satzungsänderung wird der nächsten Mitgliederversammlung 2019 zur Beschlussfassung vorgelegt.

 

Ein IT-Sicherheitskonzept ist noch in Arbeit.

 

Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist zur Zeit für den TC Harxheim nicht erforderlich, da nicht mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Wenn aber ein fachkundiges Mitglied oder auch Nichtmitglied diese Aufgabe ehrenamtlich im TC Harxheim begleiten möchte, wendet er sich bitte an uns (Kontakt).

 

Tennisclub Harxheim e.V.
Für den Vorstand